Vollmachten vergeben

Vollmachten oder Vertretungsverhältnisse können über verschiedene Wege eingerichtet werden:

• Die Klientin/der Klient vergibt direkt eine Vollmacht an die Vertreterin/den Vertreter
• Es handelt sich um eine berufsmäßige Parteienvertreterin /einen berufsmäßigen Parteienvertreter und sie/er kann sich selbst bevollmächtigen
• Die Vertreterin/der Vertreter stellt einen Antrag für eine Vollmacht, den die Klientin/der Klient genehmigt

Sobald eine Vollmacht eingerichtet wurde, ist diese unveränderlich, ähnlich einer Vollmacht auf Papier. Sie kann jedoch durch beide Parteien beendet werden.

Beachten Sie bitte, dass Vollmachten an bestimmte Bedingungen verknüpft sein können, die von der zuständigen Behörde festgelegt werden. Es gibt etwa Vertretungsverhältnisse, die nur zwischen juristischen Personen angelegt werden können, oder welche, wo eine Partei in einem bestimmten behördlichen Register eingetragen sein muss.

Eine Vollmacht direkt vergeben

Mit der Berechtigung "USP Vollmachtenadministrator" können Sie im Service "USP Vertretungsmanagement" im Namen Ihres Unternehmens eine Vollmacht erteilen. Gehen Sie dazu im Service in das Menü "Vertreten lassen" und wählen Sie die Schaltfläche "Vertretung eintragen" unten.

Anschließend können Sie die Vertreterpartei wählen, die entweder eine natürliche oder eine juristische Person sein kann. Für natürliche Personen ist aus datenschutzrechtlichen Gründen keine Suche verfügbar, hier benötigen Sie Vorname, Nachname und Geburtsdatum (und gegebenenfalls Geburtsort), um die Person eindeutig zuzuordnen.

Abhängig vom gewählten Vertreter erhalten Sie nun eine Liste aller Vollmachten, die Sie erteilen können. Sie haben auch die Möglichkeit die Liste zu filtern. Selektieren Sie jene Vollmachten, die Sie erteilen möchten und bestätigen Sie die Auswahl mit der Schaltfläche "Änderungen übernehmen" unten.

Als letzter Schritt erscheinen nun die Zusatzoptionen für die ausgewählten Vertretungsverhältnisse. Mit der Bestätigung des Dialogfensters wird die Vollmacht gespeichert.

Jemanden benachrichtigen

Sie können in diesem Feld genau eine gültige E-Mail-Adresse eingeben, um automatisch jemanden zu benachrichtigen. In der Nachricht wird auf die vergebenen Vollmachten verwiesen.

Gültigkeit einschränken

Vertretungsverhältnisse gelten standardmäßig sofort und unbefristet. Sie können dies jedoch nach Belieben einschränken und eine Vollmacht zum Beispiel nur für die Dauer eines laufenden Auftrages vergeben. Wenn Sie kein Datum eingeben gibt es keine Einschränkungen der Gültigkeit. Es können im gleichen Zeitraum jedoch nicht zwei gleiche Vollmachten vergeben werden.

Sie können auch befristete Vollmachten jederzeit selbständig beenden. Eine Verlängerung der Vollmacht ist jedoch nicht möglich, da jede für sich unveränderlich ist, ähnlich wie eine unterschriebene Papiervollmacht. Möchten Sie ein Vertretungsverhältnis verlängern, legen Sie daher bitte ein neues an und stellen Sie bei "Gültig ab" den ersten Tag nach Ablauf der Gültigkeit des ursprünglichen ein sowie bei "Gültig bis" das neue gewünschte Enddatum.

Kontaktdaten eingeben

Bei manchen Vollmachten können oder müssen Kontaktdaten eingegeben werden. In diesem Fall können Sie eine berufliche E-Mail-Adresse oder Telefonnummer zur Vollmacht speichern. Diese Kontaktdaten werden von unseren Servicepartnern gefordert und auch an diese übermittelt, damit diese bei sensiblen Vertretungsverhältnissen (etwa im Zollbereich) rasch Rückfragen beantworten können und Verzögerungen im Geschäftsablauf vermieden werden.

Selbstvergabe für Parteienvertreter

Bestimmte Berufsgruppen dürfen sich aufgrund ihrer Berufsgruppenverordnung (z.B. Notariatsordnung) selbständig berechtigen. Auch das USP Vertretungsmanagement unterstützt dies für Vollmachten, die von der jeweiligen Verordnung erfasst sind.

Wählen Sie im Menü "vertreten" die Schaltfläche "Vertretung eintragen" und suchen Sie nach dem gewünschten Klienten, den Sie gerne vertreten möchten. Sie erhalten im Anschluss eine Auflistung aller möglichen Vertretungsverhältnisse, die aufgrund ihrer Berechtigung selbständig zuordenbar sind. Selektieren Sie die gewünschten Vollmachten und bestätigen Sie die Auswahl mit "Änderungen übernehmen" unten.

Nun erscheint das gleiche Dialogfenster wie bei der direkten Vergabe bezüglich Benachrichtigung, Gültigkeit und ggfs. Kontaktinformationen – siehe weiter oben. Wenn Sie keine Zusatzoption benötigen, lassen Sie alle Felder frei und wählen Sie "Weiter".

Zuletzt müssen Sie bestätigen, dass Sie diese Vollmacht im Rahmen Ihrer beruflichen Tätigkeit zuordnen und sich somit auf die entsprechende Berufsgruppenverordnung berufen. Bitte achten Sie darauf, dass Sie die hier angegebenen Vollmachten wieder beenden, wenn sich Ihre Befugnisse ändern.