Das USP Vertretungsmanagement
Mit dem USP Vertretungsmanagement können Sie Unternehmen und natürliche Personen außerhalb Ihres Unternehmen bevollmächtigen, Services in Vertretung für Ihr Unternehmen zu nutzen. Das Unternehmensserviceportal fungiert hier ähnlich wie ein Notar und stellt sicher, dass beide Parteien diejenigen sind, für die sie sich ausgeben.
In der Anwendung wird der Begriff "Klient" für die Partei verwendet, die vertreten wird, und "Vertreter" für die bevollmächtigte Partei.
Die Rolle "USP Vertretungsmanagementadministrator"
Die Vergabe und Verwaltung von Vollmachten in einem Unternehmen erfolgt über das Service "USP Vertretungsmanagement". Dieses steht Benutzerkonten zur Verfügung, die die Berechtigung "USP Vertretungsmanagementadministrator" in der USP Administration zugeordnet haben. Diese Berechtigung wird von der USP Administratorin oder dem USP Administrator vergeben.
Als Vertretungsmanagementadministratorin oder Vertretungsmanagementadministrator können Sie Vollmachten für Ihr Unternehmen ansehen, Anträge verwalten, Vollmachten erteilen sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Berechtigungen auf Basis von Vollmachten zuordnen.
Tipp
Es wird empfohlen, diese Berechtigung nur an wenige ausgewählte Personen bzw. Benutzerkonten zu vergeben, da hier im Namen des Unternehmens weitere Vollmachten und Berechtigungen zugeordnet werden können.
Das Vollmachtensystem anhand eines Beispiels
Sie sind Mitarbeiterin bei der Spedition "Sped GmbH" und haben einen Auftrag von der Firma "Import KG" erhalten, dass Sie Waren nach Österreich liefern sollen aus einem Staat außerhalb der europäischen Union. Dementsprechend müssen Sie die Verzollung dieser Waren für die Import KG abwickeln und benötigen dafür eine Vollmacht, dies in deren Namen zu tun.
Schritt 1: Vollmacht zwischen den Unternehmen erhalten
Sie sind selbst USP-Administratorin und ordnen sich das Verfahrensrecht "USP Vertretungsmanagementadministrator" zu. Nach erneuter Anmeldung steht Ihnen das Service "USP Vertretungsmanagement" zur Verfügung und Sie beantragen bei der Import KG eine Vollmacht. Diese wird auch genehmigt.
Schritt 2: Vollmacht auf ein Benutzerkonto übertragen
Es besteht zwar nun ein Vertretungsverhältnis zwischen der Import KG und der Sped GmbH, allerdings muss diese Vollmacht noch als Verfahrensrecht auf ein Benutzerkonto übertragen werden, damit sie auch genutzt werden kann. Im Service "USP Vertretungsmanagement" können Sie dies im Menüpunkt "Mitarbeiter bevollmächtigen" durchführen, indem Sie die entsprechende Vollmacht mit der Import KG aus der Liste auswählen und anschließend Ihr Benutzerkonto.
Schritt 3: Anmeldung in Vertretung
Wenn Sie sich das nächste Mal in Mein USP anmelden und dort die Sped GmbH als aktives Unternehmen auswählen, erscheint danach die Möglichkeit, Mein USP in Vertretung für die Import KG zu verwenden. Wählen Sie die Import KG aus der Liste aus - alle Verfahren, die Sie nun öffnen, werden für die Sped GmbH in Vertretung für die Import KG aufgerufen.