Arbeitszeitaufzeichnungen

Unternehmen, die Personen beschäftigen, die unter das Arbeitszeitgesetz, das Krankenanstalten-Arbeitszeitgesetz, das Bäckereiarbeiter/innengesetz oder das Kinder- und Jugendlichen- Beschäftigungsgesetz fallen, haben Arbeitsaufzeichnungen zu führen.

Die Aufzeichnungen über Arbeiten während der Wochenend- und Feiertagsruhe haben Arbeitgeberinnen/Arbeitgeber zu führen, die Personen beschäftigen, die unter das Arbeitsruhegesetz (gilt auch für Krankenanstalten) fallen.

Die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber ist für die Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften verantwortlich. Übertretungen der Bestimmungen betreffend der Arbeitszeitaufzeichnungen sind strafbar.

Verantwortung des Unternehmens

Die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber muss für jede Arbeitnehmerin/jeden Arbeitnehmer Beginn und Ende der Arbeitszeit aufzeichnen. Aus diesen Aufzeichnungen muss neben der Tagesarbeitszeit auch hervorgehen:

• Die Wochenarbeitszeit
• Die tägliche Ruhezeit
• Die wöchentliche Ruhezeit

Arbeiten Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer während der wöchentlichen Ruhezeit, der Ersatzruhe oder der Feiertagsruhe, sind Ort, Dauer und Art der Beschäftigung zu vermerken. Beginn und Ende der Ruhepausen sind ebenfalls aufzuzeichnen.

Bei Durchrechnung der Arbeitszeit (z.B. Gleitzeit) müssen auch Beginn und Dauer des Durchrechnungszeitraumes festgehalten werden.

Bei einer schriftlich festgehaltenen fixen Arbeitszeiteinteilung hat die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber keine zusätzlichen Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen, sondern lediglich die Einhaltung zumindest am Ende jeder Entgeltzahlungsperiode sowie auf Verlangen des Arbeitsinspektorates zu bestätigen. Abweichungen von dieser Einteilung sind laufend aufzuzeichnen.

Arbeitsaufzeichnung durch den Arbeitnehmer

Sollen die Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer die Arbeitszeitaufzeichnungen selbst führen, bleibt die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber für die Einhaltung der Arbeitszeitbestimmungen und für die Aufzeichnungen verantwortlich.

Die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber muss

• die Arbeitnehmerin/den Arbeitnehmer zur richtigen Führung anleiten,
• sich die Aufzeichnungen aushändigen lassen und
• die Aufzeichnungen kontrollieren.

Zeiterfassungssysteme

Werden bei flexiblen Arbeitszeitsystemen (z.B. Gleitzeit, Durchrechnung der Normalarbeitszeit) die Aufzeichnungen durch Zeiterfassungssysteme geführt, muss den Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmern

• auf Verlangen eine Abschrift der Aufzeichnungen übermittelt werden oder
• Einsicht gewährt werden.

Ausnahme von den Pausenaufzeichnungen

Die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber kann mit dem Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung über die Ruhepausen abschließen, nach der

• Beginn und Ende der Ruhepausen genau festgelegt werden, oder
• es den Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmern überlassen wird, innerhalb eines festgelegten Zeitraumes die Ruhepausen zu nehmen.

In Betrieben ohne Betriebsrat kann eine solche Vereinbarung schriftlich mit den einzelnen Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmern getroffen werden. In diesem Fall müssen nur Abweichungen von der Vereinbarung aufgezeichnet werden.

Einsicht und Auskunft

Die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber hat der Arbeitsinspektion die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und auf Verlangen

• Einsicht zu gewähren, oder
• Kopien zu übermitteln.

Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer können einmal monatlich die kostenfreie Übermittlung ihrer Arbeitszeitaufzeichnungen verlangen.

Sonderbestimmungen

Für Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer, die die Lage ihrer Arbeitszeit sowie den Arbeitsort weitgehend frei bestimmen können, müssen nur Aufzeichnungen über die Dauer der Tagesarbeitszeit geführt werden. Gleiches gilt bei Teleheimarbeit.

Für die Beschäftigung von Lenkerinnen/Lenkern gelten ebenfalls die angeführten Vorschriften. Zusätzlich ist jedoch zu beachten:

• Als Arbeitszeitaufzeichnungen gelten auch Fahrtenbücher sowie Schaublätter, Ausdrucke und heruntergeladene Daten des Kontrollgeräts
• Die Aufzeichnungen sind der Arbeitsinspektion nach Lenkerinnen/Lenkern und Datum geordnet, zur Verfügung zu stellen

Für Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer einer Bäckerei sind die meisten Sonderregelungen im Bäckereiarbeiter/innengesetz nicht ausdrücklich enthalten.

Für Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer in Krankenanstalten sind die meisten Sonderregelungen im Krankenanstalten-Arbeitszeitgesetz nicht ausdrücklich enthalten. Arbeiten in außergewöhnlichen Fällen sind gesondert anzuführen.

Für beschäftigte Jugendliche ist ein "Verzeichnis der Jugendlichen" zu führen. Das hat neben den oben angeführten Zeiten auch zu enthalten:

• Familienname, Vorname und Wohnort der Jugendlichen
• Tag und Jahr der Geburt
• Tag des Eintritts in den Betrieb
• Art der Beschäftigung
• Entlohnung
• Urlaub
• Namen und Wohnort der gesetzlichen Vertreterinnen/Vertreter

Fristen

Die Aufzeichnungen sind ein Jahr aufzubewahren. Für die Beschäftigung von Lenkerinnen/Lenkern müssen sie 24 Monate lang aufbewahrt werden. Bei Durchrechnung der Arbeitszeit beginnt diese Frist mit Ende des Durchrechnungszeitraumes. Aus anderen Rechtsvorschriften können sich längere Aufbewahrungsfristen ergeben.

Das Verzeichnis der Jugendlichen ist zwei Jahre lang aufzubewahren.

Zuständige Stelle

Die Arbeitsinspektion (→ BMAW) kontrolliert, ob die Aufzeichnungspflichten eingehalten werden.

Weiterführende Links

• Arbeitszeitaushang und –aufzeichnung
• Broschüre "Arbeitszeit, Arbeitsruhe – Grundsätzliche Bestimmungen" (→ BMAW)
• Übersicht über die Arbeitszeitgrenzen (→ BMAW)
• Arbeitszeitgrenzen im Handel (→ BMAW)
• Arbeitszeitgrenzen im Bauwesen (→ BMAW)

Rechtsgrundlagen

• § 17b und § 26 Arbeitszeitgesetz (AZG)
• § 25 Arbeitsruhegesetz (ARG)
• § 19 Bäckereiarbeiter/innengesetz 1996 (BäckAG 1996)
• § 11 Krankenanstalten-Arbeitszeitgesetz (KA-AZG)
• § 26 Kinder- und Jugendlichen-Beschäftigungsgesetz (KJBG)
• § 8 Abs 3 Arbeitsinspektionsgesetz 1993 (ArbIG)