Belegnachweis

Allgemeines

Zur Anerkennung als Betriebsausgabe reicht es nicht aus, dass eine Zahlung für den Betrieb geleistet worden ist. Das Unternehmen hat die Aufgabe, Belege zu sammeln, da Betriebsausgaben im Allgemeinen durch schriftliche Belege (Fakturen, Geschäftspapiere, Schriften und Urkunden) nachzuweisen. Diese sind auf Verlangen dem Finanzamt zur Einsicht und Prüfung vorzulegen. Die Gestaltung des Belegwesens ist eng mit der Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesens verknüpft.

Eigenbeleg

Ausnahmen von diesem Prinzip gibt es allenfalls für Eigenbelege, die jedoch in der Regel nur dann als Nachweis anerkannt werden, wenn nach der Natur der Ausgabe (etwa bei Trinkgeldern oder bei Altwarenhändlerinnen/Altwarenhändlern, die von Privatpersonen einkaufen) kein Fremdbeleg erhältlich ist. Aus dem Eigenbeleg müssen Datum, Betrag und Grund der Zahlung, Art und Menge der gelieferten Ware bzw. der erhaltenen Leistung ersichtlich sein. Die Zahlungsempfängerin/der Zahlungsempfänger ist – soweit möglich – konkret zu bezeichnen.

Empfängerbenennung

Wenn das Unternehmen Aufwendungen als Betriebsausgaben absetzen möchte, kann das Finanzamt verlangen, dass es die Gläubigerinnen/die Gläubiger oder die Empfängerinnen/die Empfänger dieser Beträge genau bezeichnet (Nennung von Namen und Adressen). Der Grund liegt auf der Hand: Was bei einer/einem Steuerpflichtigen einen steuermindernden Aufwand (eine Betriebsausgabe) darstellt, wird in der Regel bei der/dem anderen ein Ertrag (eine Betriebseinnahme) und somit zu versteuern sein.

Probleme können Belege auf dem Gebiet von Provisionen, Subhonoraren oder Fremdlöhnen (z.B. für Aushilfspersonal) bereiten, aus denen nicht exakt hervorgeht, wer die ausbezahlten Geldbeträge erhalten hat. In solchen Fällen steht es dem Finanzamt zu, die Namhaftmachung der Empfängerin/des Empfängers zu fordern. Verweigert das Unternehmen die verlangten Angaben, dann sind die beantragten Absetzungen zwingend nicht anzuerkennen, auch wenn außer Zweifel steht, dass die Zahlungen tatsächlich geleistet worden und betrieblich veranlasst sind.

Rechtsgrundlagen

§§ 138, 162 Bundesabgabenordnung (BAO)