Bilanz und GuV

Der Ausdruck "Bücher führen" ist heutzutage nicht mehr wörtlich zu nehmen. Unternehmen wickeln das Rechnungswesen in der Regel per PC ab und tragen nur noch in Einzelfällen Daten in Karteikarten ein. Die Eintragungen sollen insbesondere chronologisch, vollständig, richtig und zeitnah erfolgen und die einzelnen Geschäftsfälle sollen sich anhand der Aufzeichnungen in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Der Ausdruck "Buchführung" ist mit dem Begriff der "doppelten Buchhaltung" gleichzusetzen.

Die "doppelte Buchhaltung" hat folgende Kennzeichen:

  • Jeder Geschäftsfall wird im Grundbuch (Journal) und im Hauptbuch auf den Sachkonten erfasst und auf dem Konto einmal im Soll und einmal im Haben gebucht (sogenannte "Soll-Haben-Gleichheit")
  • Zweifache Gewinnermittlung: erstens durch den Betriebsvermögensvergleich (Bilanz) und zweitens im Rahmen der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

Hinweis

Im Grundbuch (Journal) werden die Geschäftsfälle in zeitlicher (chronologischer) Reihenfolge erfasst, im Hauptbuch hingegen nach inhaltsgleicher (systematischer) Ordnung. Zum Wesen der "doppelten Buchhaltung" gehört auch:

  • Die Führung von Hilfs- und Nebenbüchern (z.B. Kunden- und Lieferantenkartei, Kassabuch)
  • Die Erfassung und Bewertung von Beständen (Inventuraufnahme), Forderungen und Verbindlichkeiten sowie
  • Die periodengerechte Berücksichtigung von Aufwendungen und Erträgen, d.h. Ausgaben und Einnahmen werden in jenem Jahr wirksam, zu dem sie wirtschaftlich gehören

Der Gewinn (Verlust) wird zweifach ermittelt:

  • Durch den Betriebsvermögensvergleich (indirekte Erfolgsermittlung): das Reinvermögen (= Vermögen abzüglich Schulden) am Ende des Jahres wird mit dem Reinvermögen am Ende des vorangegangenen Jahres unter Berücksichtigung von Privateinlagen und Privatentnahmen verglichen
  • Durch die GuV (direkte Erfolgsermittlung), welche die Erträge und die Aufwendungen gegenüberstellt

Je nach Rechtsform bzw. Einkunftsart des Unternehmens und Höhe des Umsatzes bestehen Unterschiede in der Bilanzierungspflicht. Ein zweimaliges Überschreiten des Umsatzschwellenwertes von 700.000 Euro führt bei Einkünften aus Gewerbebetrieb automatisch zur Buchführungspflicht nach § 5 Einkommensteuergesetz (EStG). Für Kapitalgesellschaften ist die doppelte Buchführung nach § 5 EStG unabhängig vom Umsatz stets verpflichtend. Land- und Forstwirtinnen/Land- und Forstwirte sind bei zweimaligem Überschreiten des Umsatzschwellenwertes von 700.000 Euro nach § 4 Abs 1 EStG buchführungspflichtig. Außerdem ist der Gewinn nach § 4 Abs 1 EStG zu ermitteln, wenn freiwillig Bücher geführt werden.

Nur bei der Gewinnermittlung nach § 5 EStG

  • müssen die Bilanzierungsvorschriften des UGB beachtet werden; insbesondere müssen drohende Risiken (z.B. ernsthaft drohende Verbindlichkeiten oder Verluste, Wertminderungen von Betriebsvermögen) berücksichtigt werden; bei der Bilanzierung nach § 4 Abs 1 EStG besteht dazu keine Verpflichtung,
  • dürfen auch Wirtschaftsgüter, die nicht unmittelbar im Betrieb eingesetzt werden (z.B. Mietgebäude, nicht mit dem Unternehmensgegenstand zusammenhängende Beteiligungen), zur Kapitalstärkung als sogenanntes "gewillkürtes" Betriebsvermögen in die Bilanz aufgenommen werden,
  • waren auch Wertveränderungen von Grund und Boden im Rahmen des Gewerbebetriebes immer steuerlich relevant; bei anderen Gewinnermittlungsarten ist dies erst seit 1. April 2012 der Fall, doch gilt hier für Alt-Grund-Boden (bis 30. März 2002 angeschafft) eine günstige Pauschalierung,
  • kann ein vom 31. Dezember abweichender Bilanzstichtag gewählt werden (dies ist daneben auch den nach § 4 Abs 1 EStG buchführenden Land- und Forstwirtinnen/buchführenden Land- und Forstwirten erlaubt).

Rechnungslegungspflichtige Unternehmen müssen zu Beginn der Unternehmenstätigkeit die dem Unternehmen gewidmeten Vermögensgegenstände und Schulden genau verzeichnen und deren Wert angeben. Das Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden, die zum Stichtag Teil des Unternehmens sind, heißt "Inventar". Das Unternehmen muss das Inventar für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs neu ermitteln.

Grundsätzlich ist es notwendig, die Vermögensgegenstände durch eine körperliche Bestandsaufnahme zeitnah des Stichtags zu erfassen ("Stichtagsinventur").

Eine körperliche Bestandsaufnahme am Schluss des Geschäftsjahres für diesen Zeitpunkt ist nur dann nicht notwendig, wenn durch das Anwenden eines den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) entsprechenden Verfahrens gesichert ist, dass der Bestand nach

  • Art,
  • Menge und
  • Wert

festgestellt werden kann (sogenannte laufende oder permanente Inventur). Diese Vereinfachung erlaubt es, dass der Bestand verteilt über das ganze Geschäftsjahr aufgenommen und der unter dem Jahr festgestellte Istbestand bis zum Bilanzstichtag aufgrund der Buchungsunterlagen fortgerechnet werden kann.

Das Unternehmen kann den Bestand auch mit Hilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden aufgrund von Stichproben ermitteln, wenn dieses Verfahren den GoB entspricht. Der Aussagewert muss jedoch dem eines aufgrund einer körperlichen Bestandsaufnahme aufgestellten Inventars gleichkommen.

Vor- oder nachverlagerte Stichtagsinventur:
Im Inventar für den Schluss eines Geschäftsjahres müssen Vermögensgegenstände nicht verzeichnet sein, wenn

  • das Unternehmen ein "besonderes Inventar" (durch körperliche Bestandsaufnahme oder auf Grundlage einer permanenten Inventur) innerhalb von drei Monaten vor oder zwei Monaten nach dem Schluss des Geschäftsjahres erstellt hat und
  • aufgrund des besonderen Inventars durch Anwenden eines den GoB entsprechenden Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahrens gesichert ist, dass der Bestand für den Schluss des Geschäftsjahres ordnungsgemäß bewertet werden kann.

Das Finanzamt (→ BMF) kann im Zuge einer Betriebsprüfung die Richtigkeit der Inventurdokumente überprüfen.

Rechtsgrundlagen

§§ 189, 191, 192 Unternehmensgesetzbuch (UGB)

Der Jahresabschluss besteht aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), er muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entsprechen und klar und übersichtlich aufgestellt sein. Er muss ein möglichst getreues Bild der Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens vermitteln. Wenn dies aus besonderen Umständen nicht gelingt, sind im Anhang die erforderlichen zusätzlichen Angaben zu machen.

Der Jahresabschluss muss sämtliche Vermögensgegenstände, Rückstellungen, Verbindlichkeiten, Rechnungsabgrenzungsposten, Aufwendungen und Erträge enthalten, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist.

Bilanz

Die Bilanz gibt Auskunft über das Betriebsvermögen eines Unternehmens. Der Vergleich des Eigenkapitals zu Beginn des Geschäftsjahres mit dem am Ende des Geschäftsjahres ergibt unter Berücksichtigung der Einlagen und Entnahmen den Gewinn oder Verlust einer Periode.

In der Bilanz wird das Inventar eines Unternehmens in der Aktiv- und der Passivseite gegenübergestellt. Auf der Aktivseite sind alle Vermögenswerte aufgegliedert (z.B. Anlage- und Umlaufvermögen), die Passivseite gibt darüber Auskunft, wie die Mittel aufgebracht wurden (z.B. Eigen- oder Fremdkapital bzw. Schulden).

Folgende Posten müssen in der Bilanz gesondert ausgewiesen und aufgegliedert werden:

  • Anlagevermögen
    sind Gegenstände, die dauernd dem Geschäftsbetrieb gewidmet sind (z.B. Grundstücke, Gebäude, Fahrzeuge und Büroausstattung, Patente)
  • Umlaufvermögen
    sind Gegenstände, die dem Geschäftsbetrieb nicht dauernd gewidmet sind (z.B. Waren, Forderungen, Wertpapiere)
  • Eigenkapital
    umfasst das von den Gesellschafterinnen/Gesellschaftern eingezahlte Grundkapital, Kapitalrücklagen, Gewinnrücklagen sowie den Bilanzgewinn (den laufenden Gewinn)
  • Rücklagen
    dienen der Stärkung des Eigenkapitals. Sie werden aus dem Gewinn (Gewinnrücklagen) oder Kapitaleinlagen (Kapitalrücklagen) gebildet und dienen dazu, einen sonst auszuweisenden Bilanzverlust auszugleichen.
  • Rückstellungen
    werden für künftige Lasten gebildet, die ihre Ursache im vergangenen Wirtschaftsjahr haben, aber noch nicht so konkret sind, dass eine Verbindlichkeit einzustellen ist (z.B. Abfertigungsrückstellungen)
  • Verbindlichkeiten
    sind Schulden
  • Rechnungsabgrenzungsposten
    (aktive bzw. passive) rechnen Ausgaben bzw. Einnahmen dem Wirtschaftsjahr zu, zu dem sie wirtschaftlich gehören (z.B. vorausbezahlte Mieten bzw. erhaltene Mietvorauszahlungen).

Die vorgeschriebene Reihenfolge (→ RIS) der einzelnen Posten ist im Unternehmensgesetzbuch angeführt.

Zu Beginn ihrer unternehmerischen Tätigkeit müssen rechnungslegungspflichtige Unternehmerinnen/ Unternehmer eine Eröffnungsbilanz aufstellen. Für den Beginn einer Liquidation müssen die Liquidatorinnen/Liquidatoren einer GmbH (bzw. einer Aktiengesellschaft) eine Liquidationsbilanz aufstellen. Selbiges gilt auch für die Beendigung der Liquidation.

GuV

Die GuV enthält eine Aufgliederung der Erträge und Aufwendungen; der Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag sowie der Bilanzgewinn oder Bilanzverlust sind gesondert auszuweisen. Der Bilanzgewinn oder Bilanzverlust wird berechnet, indem vom Jahresüberschuss bzw. Jahresfehlbetrag bestimmte Posten abgezogen oder zum Jahresüberschuss bzw. Jahresfehlbetrag addiert werden (z.B. wird ein etwaiger Gewinnvortrag aus dem Vorjahr dazu addiert).

Anhang und Lagebericht

Kapitalgesellschaften müssen einen erweiterten Jahresabschluss einschließlich Anhang und Lagebericht erstellen.

Im Anhang zum Jahresbericht muss das Unternehmen die Bilanz und die GuV sowie die darauf angewandten Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden so erläutern, dass ein möglichst getreues Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens vermittelt wird. Kleine Gesellschaften müssen nur die im Unternehmensgesetzbuch geforderten Anhangangaben machen, soweit auf sie keine Rechnungslegungsvorschriften für Unternehmerinnen/Unternehmer bestimmter Rechtsformen anwendbar sind, die auf europäischen Rechtsakten beruhen.

Im Lagebericht müssen der Geschäftsverlauf, einschließlich des Geschäftsergebnisses, und die Lage des Unternehmens so dargestellt sein, dass ein möglichst getreues Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage vermittelt wird. Außerdem müssen die wesentlichen Risiken und Ungewissheiten, denen das Unternehmen ausgesetzt ist, beschrieben werden.

Unterzeichnung

Die Unternehmerin/der Unternehmer muss den Jahresabschluss unter Beisetzung des Datums unterzeichnen. Sind mehrere unbeschränkt haftende Gesellschafterinnen/Gesellschafter vorhanden, müssen sie alle unterzeichnen.

Aufstellungsfrist und Offenlegungspflicht

Die Frist für das Erstellen des Jahresabschlusses beträgt neun Monate bzw. für Kapitalgesellschaften fünf Monate.

Alle Kapitalgesellschaften und bestimmte sonstige Rechtsträger müssen ihren Jahresabschluss beim Firmenbuchgericht einreichen bzw. offenlegen.

Rechtsgrundlagen

Kapitalgesellschaften und verdeckte Kapitalgesellschaften sind verpflichtet, spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag den Jahresabschluss inklusive Anhang und Lagebericht sowie gegebenenfalls den Corporate Governance-Bericht und den Bericht über Zahlungen an staatliche Stellen mit dem Bestätigungsvermerk beim Firmenbuchgericht einzureichen. Es besteht grundsätzlich eine Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung (Ausnahme: Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis zu 70.000 Euro).

Einreichung des Jahresabschlusses beim Firmenbuchgericht – Betroffene Unternehmen:

  • Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, SE etc.)
  • Verdeckte Kapitalgesellschaften (GmbH & Co KG etc.)
  • Zweigniederlassungen von ausländischen Kapitalgesellschaften (Ltd. etc.)
  • Genossenschaften, wenn sie bestimmte Größenmerkmale übersteigen
  • Sonstige Rechtsträger gemäß Sondergesetzen

Einreichung der gekürzten Bilanz

Kleine GmbHs sowie kleine verdeckte Kapitalgesellschaften (GmbH & Co KG u.a.) müssen nur eine gekürzte Bilanz samt gekürztem Anhang beim Firmenbuchgericht einreichen. Kleinstkapitalgesellschaften müssen nur eine gekürzte Bilanz (ohne Anhang) beim Firmenbuchgericht einreichen. Das bedeutet, dass die von ihnen eingereichte Bilanz nur bestimmte Posten aufweisen muss.

Übermittlungsarten

Kapitalgesellschaften, die ihre Jahresabschlüsse elektronisch an das Firmenbuch übermitteln müssen, haben die Möglichkeit, dies in strukturierter Form über FinanzOnline oder als Beilage im elektronischen Rechtsverkehr (webERV) der Justiz zu erledigen.

Im USP registrierte Unternehmerinnen/Unternehmer haben die Möglichkeit, FinanzOnline und viele weitere Online-Verfahren mit einem einzigen Einloggen im USP zu nutzen. Nähere Informationen zur Registrierung im USP finden sich im Online Ratgeber zur USP-Registrierung.

Kleinen GmbHs und kleinen GmbH & Co KG steht ein ausfüllbares Web-Formular zur Verfügung.

Unternehmen, bei denen eine Einreichung in Papierform zulässig ist, können zur Erfüllung dieser Informationsverpflichtung das Formular G2 und das Formular G3 verwenden.

Verantwortlich für die Einreichung des elektronischen Jahresabschlusses bei Gericht ist grundsätzlich die gesetzliche Vertreterin/der gesetzliche Vertreter (z.B. die Geschäftsführerin). Gibt es mehr als eine gesetzliche Vertretung, so ist eine Ermächtigung der anderen erforderlich. Diese müssen Jahresabschluss und Lagebericht außerdem unterzeichnen.

Zuständige Stelle

Das Landesgericht (→ BMJ), in dessen Sprengel das Unternehmen seinen Sitz hat

Eingabengebühr (Firmenbuchgericht)

  • GmbH & Co KG: 36 Euro
  • Gesellschaft mit beschränkter Haftung: 36 Euro
  • Aktiengesellschaft, Societas Europaea: 100 Euro
  • Genossenschaften: 23 Euro
  • Zweigniederlassungen von ausländischen Kapitalgesellschaften: 36 Euro
  • Wenn die Eingabe und sämtliche Urkunden nicht im elektronischen Rechtsverkehr übermittelt werden, so erhöht sich die Eingabengebühr um 19 Euro.

Veröffentlichung des Jahresabschlusses

Große Aktiengesellschaften sind verpflichtet, den Jahresabschluss mit dem Bestätigungsvermerk spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag auf EVI – der elektronischen Verlautbarungs- und Informationsplattform des Bundes – zu veröffentlichen.

Sanktionen

Bei nicht fristgerechter Vorlage des Jahresabschlusses verhängt das Firmenbuchgericht eine Zwangsstrafverfügung in Höhe von 700 Euro gegen die gesetzliche Vertretung der Gesellschaft (z.B. Vorstandsmitglieder, Geschäftsführerinnen/Geschäftsführer) sowie gegen die Gesellschaft selbst. Bei Kleinstkapitalgesellschaften beträgt die durch das Firmenbuchgericht zu verhängende Zwangsstrafverfügung 350 Euro.

Wird der Jahresabschluss nicht innerhalb von zwei Monaten nach Ablauf des letzten Tages der Offenlegungsfrist vorgelegt, wird eine weitere Zwangsstrafe verhängt. Sie beträgt für Kleinstkapitalgesellschaften 350 Euro, für kleine Kapitalgesellschaften 700 Euro, für mittelgroße Kapitalgesellschaften 2.100 Euro und für große Kapitalgesellschaften 4.200 Euro. Solange die Offenlegung nicht erfolgt ist, setzt sich dies alle zwei Monate fort.

Begründete Einsprüche seitens der Unternehmen gegen Zwangsstrafverfügungen sind innerhalb von 14 Tagen möglich. Ein Einspruch führt zur Einleitung des ordentlichen Verfahrens, in dem der Strafrahmen zwischen 700 und 3.600 Euro und bei Kleinstkapitalgesellschaften zwischen 350 und 1.800 Euro liegt. Bei einem Einspruch gegen eine Strafverfügung wegen Überschreitens der Offenlegungsfrist um mehr als zwei Monate kann im ordentlichen Verfahren für mittelgroße Gesellschaften eine Strafe bis zu 10.800 Euro, bei großen Gesellschaften bis zu 21.600 Euro verhängt werden.

Weiterführende Links

Rechtsgrundlagen

§§ 221, 277 bis 281 Unternehmensgesetzbuch (UGB)

Experteninformation

Information des Bundesministeriums für Justiz über die elektronische Einreichung von Jahresabschlüssen

Formulare

Rechtsgrundlagen

Letzte Aktualisierung: 20. Juni 2024
Für den Inhalt verantwortlich:
  • Bundesministerium für Justiz
  • Bundesministerium für Finanzen