e-Rechnung an die öffentliche Verwaltung
Seit 1. Jänner 2014 ist die e-Rechnung an Bundesdienststellen verpflichtend. Gemäß § 5 IKT-Konsolidierungsgesetz (IKTKonG) sind die Vertragspartnerinnen/Vertragspartner von Bundesdienststellen (z.B. Lieferantinnen/Lieferanten, Dienstleisterinnen/Dienstleister) im Waren- und Dienstleistungsverkehr verpflichtet, Rechnungen ausschließlich in elektronisch strukturierter Form einzubringen. Von den Bundesdienststellen werden keine Papierrechnungen mehr akzeptiert.
Achtung
Diese Regelungen gelten grundsätzlich für alle Unternehmerinnen/Unternehmer aus EU-Mitgliedstaaten in Österreich. Ausländische Vertragspartnerinnen/Vertragspartner von Bundesdienststellen sind nur nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten zur Ausstellung und Übermittlung von e-Rechnungen verpflichtet. Papierrechnungen werden daher auch weiterhin akzeptiert. e-Rechnungen können über USP.gv.at oder PEPPOL eingebracht werden. Ausländische Vertragspartnerinnen/Vertragspartner mit Sitz im Inland (Österreich) fallen jedoch unter die e-Rechnungspflicht.
Mehrere Einbringungsarten stehen zur Auswahl. Nach einer ersten Prüfung auf formale Fehler wird die elektronische Rechnung an die entsprechende Dienststelle weitergeleitet. Eine Rechnungskopie im PDF-Format wird automatisch erzeugt und an die in der elektronischen Rechnung angegebene(n) E-Mail-Adresse(n) als Bestätigung der Einbringung rückübermittelt. Sollte die Rechnungseinbringung nicht funktioniert haben, wird die Absenderin/der Absender vom System darauf aufmerksam gemacht.
Aus Gründen der Synergie werden die Funktionen für die Einbringung von e-Rechnungen auch anderen öffentlichen Verwaltungseinheiten (z.B. Länder, Gemeinden, Städte) zur Verfügung gestellt. Eine Verpflichtung für die Vertragspartnerinnen/Vertragspartner dieser Verwaltungseinheiten, Rechnungen elektronisch einzubringen, besteht derzeit nicht.
In den folgenden Videos finden sich hilfreiche Tipps zur Einbringung einer e-Rechnung an die öffentliche Verwaltung:
- Welche Möglichkeiten bietet mir das USP, um eine e-Rechnung an den Bund einzubringen?
- Wie lege ich eine e-Rechnung an den Bund?
Hinweis
Voraussetzung für die Nutzung des Services "→ e-Rechnung.gv.at" ist die Registrierung im Unternehmensserviceportal (USP). Nähere Informationen zur Vergabe der Berechtigung für das Service nach erfolgreicher Anmeldung finden sich im Benutzerleitfaden Rechteverwaltung USP/e-Rechnung.gv.at (PDF).
Nähere Informationen zur e-Rechnung an die öffentliche Verwaltung finden sich in den Informationsbroschüren des Bundesministeriums für Finanzen:
- Step by Step-Leitfaden für die Erstellung/Einbringung einer e-Rechnung (→ BMF)
- FAQ (Frequently Asked Questions) zur e-Rechnung an den Bund (→ BMF)
- Leitfaden für die Rechnungsstellung und -einbringung (→ BMF)
Weiterführende Links
Rechtsgrundlagen
- § 5 IKT-Konsolidierungsgesetz (IKTKonG)
Für den Inhalt verantwortlich: Bundesministerium für Finanzen
